Privacy Policy

Dear Customers,

1. This privacy policy (“Privacy Policy”) is issued to all customers (including potential customers) of Gas Malaysia Retail Services Sdn Bhd (which includes all its subsidiaries, related and/or associated companies) (“GMRS”, “we”, “us” or “our”), pursuant to the statutory requirements of the Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”).

2. This Privacy Policy describes our practices regarding the personal data we collect from you whether directly or through your access and use of the E-services Portal (Residential & Commercial) (the “Portal”) and all content, products, services and functionality available at or through the Portal (collectively, together with the Portal, the “Services”).

3. By using our Services via accessing and using the Portal, you agree to the terms of this Privacy Policy and you will be deemed to have consented to the collection, use and disclosure of your Personal Information in accordance with this Privacy Policy.

[A] What Kind of Personal Data We Collect

4. Personal data means any information in our possession that relates directly or indirectly to an individual to the extent that the individual can be identified from that and from other information in our possession, which for the purpose of this Privacy Policy, includes:

4.1.information that you provide to us, such as your name, work address, telephone numbers, identification number, email address, information about your transactions with us, etc;

4.2.information collected by technology when you utilise the Services, such as your web browser type, Internet Protocol (IP) address, domain name, user profiles, cookies, Android ID, third party analytics services (e.g. Google Analytics), etc;

4.3.information collected from third parties or other permissible or authorized sources, such as where you have given your consent via third parties' sources to disclose to us information relating to you.

5. We only collect, use and disclose your personal data with your consent or as otherwise permitted under the PDPA or other applicable laws and regulations.

6. Generally, we collect your personal data in the following ways:

6.1.when you submit any form or register for an account on the Portal;

6.2.when you enter into any agreement or provide other documentation or information in respect of your interactions and transactions with us;

6.3.when you use our Services;

6.4.when you submit your personal data to us for any other reason; or

6.5.from third parties such as legal representatives, credit bureaus or credit reporting agencies, or other organizations.

[B] How We Use Your Personal Data

7.The personal data collected from you will be used to:

7.1.assess and process your submission of contract, including but not limited to the Liquefied Petroleum Gas Service Agreement, Gas Supply Agreement and Metered Services Agreement;

7.2.process, facilitate, administer and/or provide you with the Services;

7.4.provide you with service support, management and optimisation, and other related services, including respond to your enquiries or complaints;

7.5.managing our business operations and complying with internal policies and procedures;

7.6.conducting screenings or due diligence checks as may be required or as required under applicable laws or regulations;

7.7.complying with all applicable laws, regulations, rules, directives, orders, instructions and requests from any local or foreign authorities, including regulatory, governmental, tax and law enforcement authorities or other authorities;

7.8.enabling any actual or proposed assignee or transferee of our rights or obligations to evaluate any proposed transaction;

7.9.conduct market research or surveys, internal marketing analysis, planning and statistical analysis, including preparation of reports of such analysis and the use of the results of such analysis for various purposes including for the development and marketing of our and/or our selected third parties’ products and/or services; and

7.10.for any other purposes which may be required or relevant to operate, maintain and better manage our business and your relationship with us.

(collectively referred to as “Purposes”).

8. Please note that we may also anonymise or aggregate your personal data by excluding information (such as your name) that make the data personally identifiable to you ("Anonymous Information"). This Anonymous Information may be used to personalize our products and/or services, improve our products and/or services or for any related market research purposes, either internally or through third parties.

9. We will process your personal data in accordance with the PDPA, its applicable regulations, guidelines and/or orders, taking into account the latest amendments to the foregoing, this Privacy Policy, the Terms and Conditions and any privacy terms contained in your agreement(s) with us. We may process your personal data by collecting, recording, holding, storing, using and/or disclosing it.

[C] Disclosure of Your Personal Data

10. We will not disclose any of your personal data to any third party without your consent, whether within or outside Malaysia, except to:

10.1.GMRS’s group of companies (including the GMRS’s subsidiaries, related and/or associated companies);

10.2.our professional advisers, vendors, suppliers, agents, contractors, service providers, business partners, insurance companies, banks, financial institutions, in connection with any of the Purposes above, including third party service providers who personalize the types of information that we receive from you and to customize, improve and develop content and functionality to help us provide better products and/or services;

10.3.assignees and successor in title to us;

10.4.any governmental agencies, regulatory authorities and/or statutory bodies;

10.5.parties (including but not limited to its advisers/representatives) in connection with any corporate exercise, e.g. any proposed or actual mergers and/or acquisitions, joint venture, funding exercise, asset sale or for any other matter of such nature which relates to GMRS;

and where necessary, to any party who undertakes to keep your personal data confidential in carrying out the Purposes mentioned above or to persons whom we are compelled or required under the law to make such disclosure to.

[D] What If Personal Data Provided By You Is Incomplete?

11. It is necessary for us to collect and process your personal data. If you do not provide us with your personal data, we will not be able to effectively provide the Services to you or process your personal data for any of the Purposes, if at all.

[E] Your Rights to Access and Correct Your Personal Data

12. We are committed to ensuring that your personal data is stored securely and will store your personal data only for such duration as necessary and/or as per the PDPA permits. You have the right to request for access to, request for a copy of and request to update or correct, your personal data held by us. You also have the right at any time to request us to limit the processing and use of your personal data, subject to our right to rely on any statutory exemptions and/or exceptions to collect, use and disclose your personal data.

13. Your written requests or queries should be addressed to:

Executive, Customer Care Unit

Address	:	No 20 Jalan Gurney , 54100, Kuala Lumpur
Contact No.	:	03-26854276
Fax No.	:	03-26810991
Email Address	:	gmrspdpa@gasmalaysia.com

14. By providing your personal data to us, you consent to us processing your personal data in accordance with this Privacy Policy, and you confirm that all personal data provided by you is accurate and complete, and that none of it is misleading or out of date. You will promptly update us in the event of any change to your personal data.

15. To the extent that you have provided (or will provide) personal data about your family members, spouse, other dependents (if you are an individual), directors, shareholders, employees, representatives, agents (if you are a corporate entity/an organisation) and/or other individuals, you confirm that you have explained (or will explain) to them that their personal data will be provided to, and processed by, us and you represent and warrant that you have obtained their consent to the processing (including disclosure and transfer) of their personal data in accordance with this Privacy Policy.

[F] Use of Cookies

16. GMRS uses “cookies”, where a small data file is sent to your browser so that the Portal can remember who you are. The cookie is used to record information such as frequency of website visit and duration of visit and web pages visited by users. We use traffic log cookies to identify which pages are being visited. This is to allow us to understand our web traffic better and pave the way for our future website improvement. While the cookie can tell us when you visit our website and which webpages you visit, it cannot read data off your device’s hard disk.

17. Overall, cookies help us provide you with a better Portal. A cookie in no way gives us access to your device or any information about you, other than the personal data you choose to share with us. You can choose to accept or decline cookies and you can modify your browser setting to decline cookies if you prefer. However, please note that this may prevent you from taking full advantage of the Portal.

[G] Amendments to This Privacy Policy

18. We reserve the right to update and amend this Privacy Policy from time to time. We will notify you of any amendments to this Privacy Policy via announcements on our website or other appropriate means. If we amend this Privacy Policy, the amendment will only apply to personal data collected after we have posted the revised Privacy Policy.

[H] Language

19. In accordance with Section 7(3) of the PDPA, this Privacy Policy is issued in both English and Bahasa Malaysia. In the event of any inconsistencies or discrepancies between the English version and the Bahasa Malaysia version, the English version shall prevail.

Dasar Privasi

Kepada Pelanggan -Pelanggan,

1. Dasar privasi ini (“Dasar Privasi”) dikeluarkan kepada semua pelanggan (termasuk pelangan yang berpotensi) Gas Malaysia Retail Services Sdn Bhd (termasuk semua anak syarikat, syarikat berkaitan dan/atau sekutunya) (“GMD”, “kami” atau “kita”), selaras dengan keperluan berkanun dalam Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“PDPA”).

2. Dasar Privasi ini menerangkan amalan-amalan kami mengenai data peribadi yang kami kumpulkan daripada anda secara terus atau melalui akses dan penggunaan portal E-services Portal (Residential & Commercial) (“Portal”) dan semua kandungan, produk, perkhidmatan dan fungsi yang tersedia di atau melalui Portal tersebut (secara kolektifnya, bersama-sama dengan Portal tersebut, “Perkhidmatan”).

3. Dengan menggunakan Perkhidmatan kami melalui pengaksesan dan penggunaan Portal tersebut, anda bersetuju dengan terma-terma Dasar Privasi ini dan anda akan dianggap telah bersetuju dengan pengumpulan, penggunaan dan pendedahan Data Peribadi anda mengikut Dasar Privasi ini.

[A] Jenis Data Peribadi yang Kami Kumpulkan

4. Data peribadi bermaksud apa-apa maklumat dalam milikan kami yang berkaitan secara langsung atau tidak langsung kepada seorang individu setakat mana individu itu boleh dikenal pasti daripada maklumat tersebut dan daripada maklumat lain dalam milikan kami, yang mana bagi tujuan Dasar Privasi ini, termasuk:

4.1. maklumat yang anda berikan kepada kami seperti nama anda, alamat kerja, nombor telefon, nombor pengenalan, alamat emel, maklumat transaksi anda dengan kami, dan lain-lain;

4.2. maklumat yang dikumpulkan oleh teknologi apabila anda menggunakan Perkhidmatan tersebut, seperti jenis pelayar web anda, alamat Protokol Internet (IP), nama domain, profil pengguna, kuki, ID Android, perkhidmatan analitik pihak ketiga (seperti Google Analytics), dan lain-lain;

4.3. maklumat yang dikumpulkan daripada pihak ketiga ataupun sumber-sumber lain yang dibenarkan, seperti di mana anda telah memberikan persetujuan anda melalui sumber pihak-pihak ketiga untuk mendedahkan maklumat berkaitan diri anda kepada kami.

5. Kami hanya mengumpulkan, menggunakan dan mendedahkan data peribadi anda dengan persetujuan anda atau sebaliknya setakat yang dibenarkan di bawah PDPA, atau undang-undang dan peraturan-peraturan lain yang terpakai.

6. Secara umumnya, kami mengumpulkan data peribadi anda melalui cara-cara berikut:

6.1. apabila anda menyerahkan sebarang borang atau mendaftar untuk sebuah akaun di Portal tersebut;

6.2. apabila anda memeterai sebarang perjanjian atau memberikan dokumentasi atau maklumat lain berkenaan dengan interaksi dan transaksi anda dengan kami;

6.3. apabila anda menggunakan Perkhidmatan kami;

6.4. apabila anda menyerahkan data peribadi anda kepada kami untuk apa-apa sebab yang lain; atau

6.5. daripada pihak-pihak ketiga seperti wakil undang-undang, biro kredit atau agensi pelaporan kredit, atau organisasi yang lain.

[B] Cara Kami Menggunakan Data Peribadi Anda

7. Data peribadi yang dikumpulkan daripada anda akan digunakan untuk tujuan-tujuan berikut:

7.1. menilai dan memproses kontrak anda, termasuk perjanjian pekhidmatan pembekalan gas petrolium cecair, perjanjian bekalan gas dan perjanjian perkhidmatan bermeter;

7.2. memproses, memudahkan, mentadbir dan/atau membekalkan Perkhidmatan kepada anda;

7.3. melaksanakan, mengurus dan/atau mengekalkan hubungan anda dengan kami, transaksi dan urusan komersial anda dengan kami;

7.4. membekalkan anda dengan perkhidmatan sokongan, pengurusan dan pengoptimuman, dan perkhidmatan lain yang berkaitan, termasuk menjawab pertanyaan dan aduan anda;

7.5. menguruskan infrastruktur dan operasi perniagaan kami, dan mematuhi dasar dan prosedur dalaman;

7.6. menjalankan saringan ataupun pemeriksaan usaha wajar seperti yang mungkin dikehendaki atau yang dikehendaki di bawah undang-undang ataupun peraturan-peraturan yang berkenaan;

7.7. mematuhi semua undang-undang, peraturan-peraturan, arahan, perintah dan permintaan daripada mana-mana pihak berkuasa tempatan dan asing, termasuk pihak berkuasa kawal selia, kerajaan, cukai dan penguatkuasaan undang-undang atau pihak berkuasa yang lain;

7.8. membolehkan mana-mana pemegang serahhak atau penerima pindahan hak atau kewajipan kami yang sebenar atau dicadangkan untuk menilai sebarang transaksi yang dicadangkan;

7.9. melaksanakan penyelidikan atau tinjauan pasaran, analisis pemasaran dalaman, perancangan dan analisis statistik, termasuk penyediaan laporan tentang analisis tersebut, dan penggunaan hasil analisis tersebut untuk pelbagai tujuan termasuk untuk pembangunan dan pemasaran produk dan/atau perkhidmatan kami dan/atau produk dan/atau perkhidmatan pihak ketiga terpilih kami; dan

7.10. untuk apa-apa tujuan lain yang mungkin diperlukan atau yang berkaitan untuk mengendalikan, mengekalkan dan menguruskan perniagaan kami dan hubungan anda dengan kami dengan lebih baik.

(secara kolektifnya dirujuk sebagai “Tujuan-Tujuan”)

8. Sila ambil perhatian bahawa kami juga mungkin akan menganonimkan atau mengagregatkan data peribadi anda dengan mengecualikan maklumat (seperti nama anda) yang menjadikan data boleh dikenal pasti secara peribadi kepada anda (“Maklumat Tanpa Nama”). Maklumat Tanpa Nama ini mungkin digunakan untuk memperibadikan produk dan/atau perkhidmatan kami, menambahbaikkan produk dan/atau perkhidmatan kami dan/atau untuk sebarang tujuan penyelidikan pasaran yang berkaitan, sama ada secara dalaman ataupun melalui pihak ketiga.

9. Kami akan memproses data peribadi anda mengikut PDPA, peraturan, garis panduan dan/atau perintahnya yang berkenaan, dengan mengambil kira pindaan-pindaan terkini kepada perkara-perkara di atas, Dasar Privasi ini, Terma dan Syarat dan sebarang terma privasi yang terkandung dalam perjanjian anda dengan kami. Kami mungkin memproses data peribadi anda dengan mengumpul, merekod, memegang, menyimpan, mengguna dan/atau mendedahkannya.

[C] Pendedahan Data Peribadi Anda

10. Kami tidak akan mendedahkan sebarang data peribadi anda kepada mana-mana pihak ketiga tanpa persetujuan anda, sama ada di dalam atau di luar Malaysia, kecuali kepada:

10.1. kumpulan syarikat GMD (termasuk anak syarikat, syarikat berkaitan dan syarikat sekutu GMD);

10.2. penasihat profesional, vendor, pembekal, ejen, kontraktor, pembekal perkhidmatan, rakan kongsi perniagaan, syarikat insurans, bank, institusi kewangan kami, berkaitan dengan mana-mana Tujuan di atas, termasuk pembekal perkhidmatan pihak ketiga yang memperibadikan jenis-jenis maklumat yang kami terima daripada anda, dan untuk menyesuaikan, menambahbaikkan dan membangunkan kandungan dan kefungsian untuk membantu kami untuk membekalkan produk dan/atau perkhidmatan yang lebih baik;

10.3. penerima serahhak dan pengganti hak milik kami;

10.4. mana-mana agensi kerajaan, pihak berkuasa kawal selia dan/atau badan berkanun;

10.5. pihak (termasuk tetapi tidak terhad kepada penasihat/wakilnya) yang berkaitan dengan sebarang latihan korporat seperti sebarang penggabungan dan/atau pengambilalihan, usaha sama, latihan pembiayaan, penjualan aset, yang dicadangkan atau yang sebenar, atau untuk apa-apa tujuan lain bersifat sedemikian yang berkaitan dengan GMD;

dan di mana diperlukan, kepada mana-mana pihak yang berjanji untuk menyimpan data peribadi anda secara sulit semasa melaksanakan Tujuan-Tujuan yang disebutkan di atas, ataupun kepada pihak yang kami diperuntukkan atau dikehendaki di bawah undang-undang untuk mendedahkan maklumat tersebut.

[D] Bagaimana Sekiranya Data Peribadi yang Diberikan oleh Anda Tidak Lengkap?

11. Ia adalah perlu bagi kami mengumpulkan dan memproses data peribadi anda. Jika anda tidak memberikan kami data peribadi anda, kami tidak akan dapat membekalkan Perkhidmatan secara berkesan kepada anda atau memproses data peribadi anda untuk mana-mana Tujuan tersebut, jika ada.

[E] Hak Anda untuk Mengakses dan Membetulkan Data Peribadi Anda

12. Kami komited untuk memastikan data peribadi anda disimpan dengan selamat dan akan menyimpan data peribadi anda hanya untuk tempoh sedemikian yang diperlukan dan/atau seperti yang dibenarkan oleh PDPA. Anda mempunyai hak untuk meminta akses kepada, meminta salinan dan meminta untuk mengemaskini atau membetulkan, data peribadi anda yang dipegang oleh kami. Anda juga mempunyai hak pada bila-bila masa untuk meminta kami mengehadkan pemprosesan dan penggunaan data peribadi anda, tertakluk pada hak kami untuk bergantung kepada sebarang pengecualian berkanun dan/atau pengecualian lain untuk mengumpul, menggunakan dan mendedahkan data peribadi anda.

13. Sebarang permintaan atau pertanyaan bertulis anda harus ditujukan kepada:

Pegawai Unit Khidmat Pelanggan

Alamat	:	No 20 Jalan Gurney , 54100, Kuala Lumpur
No. Telefon	:	03-26854276
No. Faks	:	03-26810991
Alamat Emel	:	gmrspdpa@gasmalaysia.com

14. Dengan memberikan data peribadi anda kepada kami, anda bersetuju kepada pemprosesan data peribadi anda oleh kami mengikut Dasar Privasi ini, dan anda mengesahkan bahawa semua data peribadi yang diberikan oleh anda adalah tepat dan lengkap, dan tidak ada data yang mengelirukan atau lapuk. Anda akan segera memaklumkan kami sekiranya terdapat sebarang perubahan kepada data peribadi anda.

15. Setakat mana anda telah memberikan (atau akan memberi) kepada kami data peribadi mengenai ahli-ahli keluarga, pasangan, atau tanggungan lain anda (sekiranya anda adalah seorang individu), pengarah, pemegang saham, pekerja, wakil, ejen (sekiranya anda adalah sebuah entiti korporat/organisasi) dan/atau individu yang lain, anda mengesahkan bahawa anda telah menjelaskan (atau akan menjelaskan) kepada mereka bahawa data peribadi mereka akan diberikan kepada, dan diproses oleh, kami dan anda mewakili dan menjamin bahawa anda telah mendapatkan persetujuan mereka untuk pemprosesan (termasuk pendedahan dan pemindahan) data peribadi mereka mengikut Dasar Privasi ini.

[F] Penggunaan Kuki

16. GMD menggunakan kuki, di mana fail data kecil dihantar ke pelayar anda supaya Portal tersebut dapat mengingati siapa anda. Kuki tersebut digunakan untuk merekodkan maklumat seperti kekerapan lawatan laman web, tempoh masa lawatan tersebut dan halaman web yang dilawat oleh pengguna. Kami menggunakan kuki log trafik untuk mengenal pasti halaman yang dilawat. Ini adalah untuk membolehkan kami memahami trafik web kami dengan lebih baik dan membuka jalan untuk penambahbaikan laman web masa depan kami. Walaupun kuki tersebut boleh memberitahu kami bila anda melawat laman web kami dan halaman mana yang ada lawati, ia tidak boleh membaca data daripada cakera keras peranti anda.

17. Secara keseluruhan, kuki membantu kami membekalkan anda dengan Portal yang lebih baik. Kuki sama sekali tidak memberi kami akses kepada peranti anda atau maklumat tentang anda, selain daripada data peribadi yang anda telah memilih untuk kongsikan dengan kami. Anda boleh memilih untuk menerima atau menolak kuki dan anda boleh mengubahsuai tetapan pelayar anda untuk menolak kuki, jika anda mahu. Walau bagaimanapun, sila ambil perhatian bahawa ini mungkin menghalang anda daripada memanfaatkan sepenuhnya Portal tersebut.

[G] Pindaan kepada Dasar Privasi ini

18. Kami menyimpan hak untuk mengemaskini dan meminda Dasar Privasi ini dari semasa ke semasa. Kami akan memaklumkan anda tentang sebarang pindaan kepada Dasar Privasi ini melalui pengumuman di laman web kami atau cara lain yang sesuai. Jika kami meminda Dasar Privasi ini, pindaan tersebut hanya akan terpakai ke atas data peribadi yang dikumpulkan selepas kami menyiarkan Dasar Privasi yang terpinda tersebut.

[H] Bahasa

19. Selaras dengan Seksyen 7(3) PDPA, Dasar Privasi ini dikeluarkan dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Sekiranya terdapat sebarang ketidakselarasan atau percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.